Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?

Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.

Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.

В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.

Карточка складского учета

Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе ценностей в натуральных единицах измерения. В настоящее время в Российской Федерации могут использоваться карточки складского учета по форме М-12, которая была утверждена еще при Советском Союзе (Постановление Госкомстата СССР № 241), либо карточки складского учета материалов по форме М-17, утвержденные постановлением Госкомстата России № 71а.

В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой ценности (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной ценности, и др.

Перечень приходных и расходных операций по данной ценности с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика/покупателя.

После этого для приходной операции количество ТМЦ указывается в колонке Приход, а для расходной операции – в колонке Расход. В колонке Остаток рассчитывается остаток ценности по результатам данной операции.

Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.

Фактическое количество товарно-материальной ценности на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.

При большом количестве приходных/расходных операций по той или иной ценности можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь один и тот же номер, так как фактически это одна карточка складского учета, в которой учитывается одна и та же ТМЦ.

Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.

Складские ордера и лимитно-заборные карты

Приходный складской ордер – это документ, которым в складском учете оформляется поступление товарно-материальных ценностей. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках, и т. д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.

В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя ценностей и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование ценностей). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования ценностей на склад), и название (или номер) склада, на который поступили ценности. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются ценности, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).

Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).

Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший ценности (как правило – кладовщик), и лицо, принявшее эти ценности.

На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться другой документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная – это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи товарно-материальных ценностей, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.

В настоящее время в Российской Федерации используются товарно-транспортные накладные формы 1-Т, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 78. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих ценностей и для учета выполненной транспортной работы.

Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.

Ценности, поступившие из-за границы Российской Федерации, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.

Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы 1-Т разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, три из которых вручаются представителю перевозчика, причем один экземпляр он отдает грузополучателю – на основании этого экземпляра получатель приходует на склад ценности. Еще один экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя: по нему будут списаны со склада отпущенные товарно-материальные ценности. Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной передаются грузоперевозчику.

Товарно-транспортная накладная формы 1-Т содержит много реквизитов. Но это не говорит о том, что они все должны быть заполнены: при оформлении документов субъекты хозяйствования заполняют реквизиты, руководствуясь их необходимостью.

Товарная накладная

Товарная накладная также предназначена для оформления отпуска и приемки товаров между разными субъектами хозяйствования, является товарная накладная. Ее принципиальное отличие от товарно-транспортной накладной заключается в том, что в ней не отражается информация о перевозке ценностей.

В настоящее время в Российской Федерации в основном используются товарные накладные формы ТОРГ-12, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132. Надлежащим образом оформленная товарная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя.

Товарная накладная выписывается двух экземплярах: один экземпляр (первый) – для грузополучателя, второй – для грузоотправителя.

В целом порядок оформления товарных накладных во многом совпадает с оформлением товарно-транспортных накладных. Но в товарной накладной нет реквизитов, предназначенных для сведений о грузоперевозчике, автомобиле, водителе, о таре и количестве грузовых мест, для расчета стоимости транспортных услуг, погрузочно-разгрузочных и иных сопутствующих работ.

Накладная на внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение также является документом, используемым в складском учете. Главное отличие накладной на внутреннее перемещение от товарной и товарно-транспортной накладных – то, что она предназначена для оформления перемещения ценностей внутри предприятия: например, со склада в цех, с цеха на склад, и т. п.

При оформлении документа в первую очередь указывается его дата. В соответствии с этой датой ценности будут списаны у отправителя, и оприходованы – у получателя. Накладная на внутреннее перемещение без даты является недействительной.

Также необходимо указать номер документа. При этом можно использовать как цифры, так и буквы; буквы могут использоваться в качестве префикса номера. Далее следует указать отправителя и получателя товарно-материальных ценностей.

В табличной части документа формируется список перемещаемых ценностей. Для каждой ценности нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.

Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных товарно-материальных ценностей, а также количество позиций в документе.

Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя ценностей. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск ценностей (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший ценности со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти ценности.

Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).

Складские документы - это комплекс бумаг, фиксирующих приход, передвижение и выбытие ТМЦ, который необходим для строгой организации учета на предприятии.

Если в организации (особенно производственной или торговой) используется большое количество товарно-материальных ценностей, их необходимо упорядоченно хранить. Правильная организация складского учета на предприятии — залог беспроблемной работы и прозрачного ведения бухгалтерии.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

Рассмотрим такие вопросы:

• что относится к складским документам;
• в каких ситуациях используется каждый из них;
• где взять шаблон.

Сразу начнем с последнего пункта. Список основных складских документов и их формы содержатся в Приложении 2 к Приказу Минфина России № 52н от 30.03.2015. Но они обязательны только для бюджетных организаций. Частные фирмы имеют право разрабатывать собственные бланки, хотя обращение к готовым не возбраняется. Скачайте их в таблице.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11 . При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Что значит «ценная бумага» в учете склада

Обратимся к статье 912 Гражданского кодекса . Из нее понятно, какие складские документы являются ценными бумагами. К ним относятся:

• двойное складское свидетельство;
• каждая из его частей в отдельности;
• простое складское свидетельство.

Все они являются доказательствами принятия товаров на хранение, выдаваемыми на руки владельцу этих ТМЦ. В дальнейшем обладатель может брать под них кредиты или давать товары в залог.

Движение товаров и материалов с момента приемки на склад до момента выбытия со склада предприятия должно документироваться и своевременно отражаться в бухгалтерском учете. Бухгалтерия предприятия отвечает за общее руководство и контроль за правильностью ведения документов. Учет ТМЦ в бухгалтерии, проводки и документы, используемые при оформлении операций, должны соответствовать законодательным нормам и принятой на предприятии учетной политике.

Документооборот на предприятии может производиться по унифицированным формам или в соответствии с ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в ред. от 23.05.2016 с использованием собственных форм документации при условии наличия в них всех требуемых реквизитов.

Документооборот при учете ТМЦ

Документы по оформлению операций движения ТМЦ на предприятии

Отражение поступления ТМЦ в учете

Бухгалтерские проводки по учету поступления ТМЦ

Отражение перемещения ТМЦ в учете

Движение ТМЦ между складами отображается корреспонденцией счетов аналитического учета внутри соответствующего балансового счета.

Отражение выбытия ТМЦ в учете

Выбытие товаров и материалов при их передаче в производство, отпуске покупателям отражается проводками:

Подскажем, какие правила складского учета нужно выполнять, чтобы налоговики не сняли расходы и вычеты. Также вы найдете советы, как сократить время на оформление бумаг.

Из-за неправильной организации складского учета строительные компании могут лишиться расходов и вычетов. Ориентируйтесь на Методические рекомендации по учету запасов. Этот документ зарегистрирован в Минюсте, поэтому применять его обязательно. Как организовать складской учет, чтобы избежать претензий налоговиков и потратить минимум времени, читайте в статье. Также смотрите на реальных примерах, что бывает, если не выполнять правила.

• Важная статья:

Шаг 1. Организуйте систему хранения и учета

Как сократить документооборот: если хранить материалы на одном складе, составлять приходный ордер при приемке материально-производственных запасов (МПЗ) не обязательно. Еще одно обязательное условие – приемку делает один сотрудник.

Складскую структуру надо продумать заранее так, чтобы обеспечить хранение МПЗ в подходящих условиях. Например, в закрытых помещениях или под навесами и т. д. Предусмотрите охрану – это избавит от порчи и хищения ценностей.

Материалы нужно измерять в соответствующих единицах измерений: штучных, весовых, объемных, линейных и т. д. Система учета МПЗ должна обеспечивать полную оперативную информацию: какими запасами располагает компания, где что находится, кто и за что отвечает.

С помощью субсчетов и аналитики нужно организовать учет запасов:

• по наименованиям – кирпич, стекло, краска и т. д.;
• по местам хранения – склад № 1, склад № 2, стройплощадка объекта № 3 и т. д.;
• по материально ответственным лицам – Архипов, Краснов и т. д.

Шаг 2. Утвердите список материально ответственных лиц

Как сократить документооборот: назначить на приемку МПЗ одного материально ответственного сотрудника. В таком случае можно не составлять приходный ордер. Есть еще одно условие.

За прием и отпуск запасов, их сохранность, документальное оформление операций должны отвечать материально ответственные лица – завскладом, кладовщик, прораб. Руководитель компании должен утвердить список сотрудников, которым предоставляет право подписывать документы на получение и отпуск МПЗ.

Ответственные работники также выдают разрешение на вывоз запасов со складов и иных мест хранения компании.

Отпускать материалы со складов можно только работникам из этого списка. С ними нужно заключить договоры о полной материальной ответственности. Кроме того, надо обязать материально ответственных лиц вовремя сдавать документы в бухгалтерию. Сроки установите в графике документооборота и ознакомьте с ним сотрудников под подпись.

При увольнении или переводе материально ответственных лиц проведите сплошную инвентаризацию ценностей, которые за ними числятся. Также нужно оформить передачу запасов другому ответственному лицу по акту (п. 258 Методических указаний № 119н).

Шаг 3. Установите способ оформления приемки материалов

Как сократить документооборот: вместо того чтобы на каждую приемку оформлять приходный ордер, ставьте штамп на документах поставщика.

Образец. Штамп приходного ордера

При поступлении запасов на склад проверяйте первичку, чтобы не было расхождений с фактом. Оформите приходный ордер по форме № М-4 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Вместо этого можно проставлять на накладной от поставщика штамп. Он приравнивается к приходному ордеру, если в оттиске есть те же реквизиты, что и в самом документе. Конкретные данные – номер, дату, подписи, должности, место хранения указывают вручную. Образец выше.

Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД» КРЕДИТ 60
– получены материалы от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19
– принят НДС к вычету.

Материалы нередко поступают прямо в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение.

Одновременно надо составить документы на приход и на выдачу. Например, лимитно-заборную карту по форме № М-8, требование-накладную № М-11, накладную № М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы транзитом – без завоза на склад (абз. 1 п. 51 Методических указаний № 119н). Такой способ прихода материалов отразите в учетной политике.

Шаг 4. Спишите материалы

Как сократить документооборот: не обязательно каждый раз высчитывать количество отпущенных на строительство массовых материалов – можно просто списать разницы на основе инвентаризации.

Для списания стоимости МПЗ в расходы понадобятся дополнительные документы. Например, отчет прораба по форме № М-29, акт о списании материалов – его утверждает руководитель. Пока запасы не списали, они числятся у материально-ответственного лица как подотчетные.

Спишите материалы проводкой:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– списаны материалы.

Возврат неиспользованных материалов на склад оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Эти материалы кладовщик приходует на склад и одновременно списывает с подразделения:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– приняли от подразделения (МОЛ) неиспользованные материалы.

Руководители подразделений должны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей (п. 114 Методических указаний № 119н).

Массовые однородные материалы не всегда получается отпускать по фактическому весу или объему. Например, песок, щебень, гравий. Для таких материалов допускается определять отпущенное в производство количество на основе периодических инвентаризаций. Их надо проводить не реже одного раза в месяц (п. 110 Методических указаний № 119н).

Результаты инвентаризации комиссия оформляет актом. Расход сырья в этом случае устанавливается как разница между количеством по учетным данным к моменту инвентаризации и остатком по данным инвентаризации.

Обычно компании отпускают материалы со складов участкам, подразделениям, бригадам на основе установленных лимитов. Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
– переданы материалы в подразделение.

Отпуск МПЗ в подразделения, на стройплощадку – это внутреннее перемещение (п. 57, 90 Методических указаний № 119н). Оно не означает, что материалы отпустили непосредственно в производство.

Шаг 5. Обеспечьте внутренний контроль

Как сократить документооборот: ведите складской учет в специальной программе, а не вручную. Но помните, что без первички расходы недействительны.

Как вести учет внутри склада, компания решает самостоятельно. Например, с помощью карточек по форме № М-17. На каждый вид запасов нужно завести карточки складского учета с указанием наименования и единицы измерения. Приход и расход запасов записываются в эти карточки в натуральном выражении.

Можно вести книги складского учета. На каждый вид материала открывается отдельный раздел книги – лицевой счет. В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. 274 Методических указаний № 119н).

Компании ведут учет автоматизированно – в бухгалтерской программе. Кладовщик вводит информацию, предусмотренную в карточках складского учета, непосредственно в компьютер. В отдельных компаниях пренебрегают бумагами. И оправдываются тем, что согласно учетной политике складской учет ведется в бездокументарной форме на электронных носителях.

Однако без правильно оформленных первичных документов данные автоматизированного учета ничего не значат.

За неправильный складской учет компании грозят санкции. Полный перечень наказаний мы собрали в статье.

Таблица. Что будет за неправильный складской учет

Складской учет материалов - документооборот по данному участку регламентируется методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минфина РФ от 20.12.2001 № 119н. Такой учет предназначен для контроля движения и сохранности МПЗ в организации. Рассмотрим первичные документы по учету материалов, а также порядок их оборота в компании.

Поступление материалов

В соответствии с п. 2 разд. 2 методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н, понятие «материалы» включает широкий номенклатурный ассортимент запасов предприятия со сроком использования менее года. К материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец» .

Еще 1 способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец» .

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец» .

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец» .

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец» .

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• «Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец» ,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец» .

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.